در گذشته شرکت ها نامه های اداری خویش را به صورت دستی تهیه و ارسال می‌نمودند. امروزه به دلیل پیشرفت تکنولوژی و عصر ارتباطات، اکثر شرکت ها و ادارات دولتی و خصوصی برای انجام امور دبیرخانه و صادر نمودن انواع نامه های اداری خود، به نرم افزار دبیرخانه نیاز دارند که بتوانند با توجه به قابلیت های نرم افزار خواسته های مدیران را برطرف نمایند و نامه های خود را تهیه، بازنویسی و نگهداری کنند.
آشنایی با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
شما برای بهتر انجام دادن اموراتی همچون نامه های وارد شده به سیستم، کنترل و سازماندهی آن ها در دفتر اندیکاتور و همچنین کنترل نامه های خارج شده و بایگانی آن ها، به نرم افزاری نیازمندید که شما را در این مسیر یاری نماید تا بتوانید در کوتاه ترین زمان بر دریافت ها و ارسالی ها نظارت کلی داشته باشید.
نرم‌افزار دبیرخانه به شما کمک می کند تا اسناد را در شرکت ها و ادارات مدیریت نمایید. اما لازم به ذکر است که به هر نرم افزار دبیرخانه نمی توانید اعتماد کنید. این نرم افزار باید از قابلیت هایی متناسب با خواسته های شرکت شما برخوردار باشد، تا بتواند قدم مثبتی در موفقیت شرکت داشته باشد.
مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه آرین سیستم
انجام خودکار عملیات بایگانی اسناد: نرم افزار بایگانی آرین سیستم به گونه ای طراحی شده است که از همان ابتدا تمامی اطلاعات و اسناد سازمان را به صورت اتوماتیک و دیجیتال ثبت و بایگانی می‌نماید.
قابلیت تعریف و مدیریت دسترسی های مختلف: نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آرین سیستم علاوه بر قابلیت فوق، هنگام بایگانی کردن امکان تعریف و مدیریت دسترسی به اسناد را به صورت تکی برای پرسنل آماده کرده است. به همین دلیل می توانید امنیت اسناد و اطلاعات بایگانی شده سازمان را افزایش دهید.
امکانات بهترین نرم‌افزار دبیرخانه چه باید باشد؟
نرم‌افزار دبیرخانه آرین سیستم یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه در این حوزه می باشد، که توانسته با برتری میان رقبا امتیاز بالایی میان مشتریان کسب کند.
نرم افزار دبیرخانه آرین سیستم دارای امکاناتی کلی است که در چند دسته طبقه بندی گردیده است:
قابلیت تعریف فیلدهای اطلاعاتی
طبقه بندی، اسکن و انتقال اسناد
تعیین سطوح دسترسی و تعریف الگوها
گزارشگیری آماری و مروری آرشیو
نرم افزار دفتر اندیکاتور چیست؟
وجود سیستمی مکانیزه به منظور ثبت، بایگانی اطلاعات و مکاتبات اداریدر تمام شرکت‌ها ضروری به نظر می رسد. امروزه برای رفع این نیاز نرم افزار دفتر اندیکاتور طراحی شده اند. این نرم افزارها با آسان سازی فرآیندهای مکاتبات اداری شرکت‌ها به صورت سازمانی، سبب حذف انجام کارهای اداری به صورت کاغذی و دستی شده اند.
نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟
امروزه اکثر سازمان ها، مراکز اطلاعاتی برای ایجاد و نگهداری اطلاعاتی از قبیل تصاویر، نقشه ها و… به نرم افزار بایگانی اسناد نیازمند است. این نرم افزار امکان مدیریت و طبقه بندی نامه و نگهداری آن ها را فراهم نموده است تا در زمان نیاز با جستجوی سریع به تمامی فایل ها و مستندات الکترونیکی سازمان دسترسی داشته باشید.
نتیجه گیری
سازمان ها برای ثبت نامه های اداری و نگهداری آن ها نیازمند نرم افزارهایی می باشند که بتواند به آن ها کمک کند. نرم‌افزار دبیرخانه آرین سیستم یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه است که سازمان ها جهت نگهداری، نظارت و کنترل بر فایل های اطلاعاتی سازمان و مستندات الکترونیکی و… از آن استفاده نمایند.