در گذشته شرکت ها نامه های اداری خویش را به صورت دستی تهیه و ارسال می‌نمودند. امروزه به دلیل پیشرفت تکنولوژی و عصر ارتباطات، اکثر شرکت ها و ادارات دولتی و خصوصی برای انجام امور دبیرخانه و صادر نمودن انواع نامه های اداری خود، به نرم افزار دبیرخانه نیاز دارند که بتوانند با توجه به قابلیت های نرم افزار خواسته های مدیران را برطرف نمایند و نامه های خود را تهیه، بازنویسی و نگهداری کنند.