سیستم بایگانی اداری – نکاتی قبل از خرید بایگانی اسناد

از زمان پیدایش خط، بایگانی اسناد و مدارک توسط بشر آغاز شده است. ثبت بایگانی اسناد و مدارک از درج بر روی لوح­‌های گلی در زمان هخامنشیان شروع شده تا ثبت بر روی اسناد کاغذی ادامه داشته و تا امروزه که به صورت سیستمی در نرم افزار بایگانی اداری ثبت و ضبط می­‌گردد.

بایگانی چیست؟

ذخیره اطلاعات مالی، اقتصادی، اداری و… هر واحدی برای مدت طولانی جهت استفاده احتمالی آن‌ها در آینده را بایگانی می­‌گویند. در گذشته بایگانی اسناد و مدارک به صورت سنتی و کاغذی صورت می‌­گرفته، اما امروزه برای کاهش خطای انسانی و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات از انواع نرم افزار بایگانی اسناد استفاده می‌­شود.

با توجه به گسترش نرم افزار بایگانی امروزه بیشتر سازمان‌ها و ادارات از این نرم افزار استفاده می‌­نمایند. نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد نرم افزاری است که در آن از اسناد و مدارک که دارای ارزش فرهنگی، حقوقی و یا تاریخی هستند برای مدت طولانی ذخیره و نگهداری می­‌شود.

سیستم بایگانی اداری چیست؟

سیستم بایگانی اداری برای نگهداری اطلاعات مهم سازمان­‌ها می­‌باشد. نتیجه استفاده از سیستم بایگانی، ذخیره اطلاعات با اهمیت هر سازمان برای سال­‌های آینده در جهت برنامه ریزی صحیح و اخذ گزارشات مورد نیاز مدیران سازمان‌هاست.

5 ویژگی کلیدی نرم افزار بایگانی اداری

بخشی از موفقیت یک سازمان به بایگانی اسناد و مدارک آن وابسته است. استفاده از نرم افزار بایگانی اداری در حفظ اسناد و مدارک و افزایش میزان امنیت مستندات سازمان نقش اساسی داشته و در صورت نیاز سازمان به اطلاعات و مستندات، دسترسی به آن­‌ها آسان خواهد بود.
1. قابلیت مدیریت میزان حجم فایل ها
2. قابلیت تعریف زونکن های نامحدود
3. امکان ثبت پیوست های نامحدود برای هر پرونده
4. قابلیت امانت دهی اسناد
5. امکان ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز پرونده ها

مزایای سیستم بایگانی اداری

استفاده از هر نرم افزار بایگانی اداری در اداره­‌ها و سازمان­‌ها دارای مزیت­‌های بسیار می‌باشد. همین مزایا موجب می شود که از آن­‌ها استفاده زیادی گردد. برخی از مزیت‌هایی که نرم افزار بایگانی اداری را در تصویر زیر شرح دادیم.

نرم افزار بایگانی اسناد آرین سیستم

حوادث مختلف می­‌تواند منجر به از بین رفتن اسناد، مدارک و اطلاعات یک سازمان شود. در حالی که اطلاعات موجود در سازمان برای برنامه ریزی صحیح جهت پیشبرد اهداف سازمان امری ضروری است، برای جلوگیری از مفقود شدن اسناد و مدارک و همچنین جلوگیری از دستکاری آن­‌ها، تکنولوژی به کمک سازمان­‌ها آمده و اقدام به طراحی و تولید نرم افزار بایگانی اسناد نموده­‌اند.
نتیجه گیری

سیستم بایگانی اداری چگونه شکل گرفت؟ رشد کسب و کارها و افزایش اسناد، مدارک موجود در سازمان­‌ها موجب گسترش آرشیو اسناد شده که نتیجه این منجر به افزاش هزینه و افزایش زمان جهت جستجوی مدارک و مستندات است. برای حل مشکلات مربوط به بایگانی اسناد و مدارک، تکنولوژی به کمک آن­‌ها آمده است. طراحان و سازندگان نرم افزار اقدام به طراحی و تولید نرم افزار بایگانی اسناد نموده­‌اند.
منبع:
https://www.ariansystem.net/اصول-بایگانی-دفترداری-روش-سیستم-ریلی/