دنیای تجارت دنیای رقابت بهترین‌هاست. موفقیت یا عدم موفقیت مدیران در این عرصه کاملا به روشی که برای جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت و تفسیره داده‌ها استفاده می کنند بستگی دارد. در این مقاله در ابتدا در مورد استفاده از سیستم ERP صحبت می کنیم. سپس اشتباه رایج ERP را بررسی خواهیم کرد.
استفاده از سیستم ERP
امروزه کارشناسان فناوری اطلاعات بیش از دهه‌های گذشته از سیستم ای آر پی استفاده می‌کنند و گزینه‌های بهتری نسبت به قبل برای انتخاب دارند. از نرم‌افزارهای داخل سازمانی گرفته تا سیستم‌های ابری که هرکدام ویژگی خاص خود را دارد.
وجود انواع مختلف سیستم مدیریت منابع سازمانی، مدیران را در انتخاب سردرگم می‌کند. این سردرگمی در هنگام پیاده‌سازی سیستم نیز ادامه خواهد داشت و باعث بروز اشتباهات بسیاری می‌شود. این اشتباهات هزینه‌های سنگینی به سازمان تحمیل خواهد کرد.
12 اشتباه رایج سیستم ERP
اشتباهاتی که مدیران هنگام انتخاب، استقرار یا پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی مرتکب می‌شوند منجر به تحمیل هزینه‌های بسیار و صرف زمان زیادی برای جبران خسارت‌ها خواهد شد. طی تحقیقاتی که از مدیران کسب‌وکارها انجام شده است مشخص می‌شود که بسیاری از متخصصان هنگام انتخاب، نصب و اجرای این سیستم ها اشتباهات اساسی انجام داده‌اند.
در این بخش سعی داریم 12 اشتباه رایج ERP و راهکارهای جلوگیری از وقوع آن‌ها را مورد بحث قرار دهیم.
- برنامه ریزی ضعیف
- عدم دقت در شناسایی و جمع‌آوری نیازها
- استفاده‌نکردن از کاربران نهایی در فرایند تصمیم‌گیری برای پیاده‌سازی ERP
- عدم اختصاص بودجه لازم به بخش فناوری اطلاعات برای پیاده‌سازی سیستم ERP
- عدم به‌کارگیری راه‌حل تخصصی هر صنعت در فرایند تصمیم‌گیری
- عدم مقایسه جوانب مثبت و منفی سیستم داخلی با سیستم ابری ERP
- عدم توجه به ویژگی‌های کاربردی سیستم ERP
- تلاش برای پیاده‌سازی یکباره سیستم ERP
- نادیده‌گرفتن مدیریت تغییر
- عدم سرمایه‌گذاری بر تیم پشتیبانی ERP
- نداشتن ارتباط منظم با همه بخش‌های ERP
- نداشتن برنامه‌ریزی برای نگهداری و تعمیر سیستم ERP
استفاده‌نکردن از کاربران نهایی در فرایند تصمیم‌گیری برای پیاده‌سازی ERP
در اینجا منظور از کاربران نهایی کلیه کارکنان بخش فناوری اطلاعات، حسابداری و مالی، تولید و انبار است. یکی از اشتباهات رایج این است که فقط رضایت مدیران اجرایی برای پیاده‌سازی در نظر گرفته شود درحالی‌که درگیرکردن همه ذی‌نفعان در مراحل تصمیم‌گیری به اجرای صحیح سیستم و اطمینان از درست بودن مسیر کمک خواهد کرد.
در واقع علاوه بر توجه به رضایت مدیران از نحوه اجرای پروژه ای آر پی، استفاده از کاربران نهایی در کلیه مراحل انتخاب تا استقرار و اجرای سیستم باید موردتوجه قرار گیرد تا از بروز اشتباه و صرف زمان و هزینه زیاد، جلوگیری شود.
عدم توجه به ویژگی‌های کاربردی سیستم ERP
بسیاری از مدیران به ویژگی‌های جلب‌توجه‌کننده سیستم دقت دارند درحالی‌که علاوه بر قابلیت‌های یک سیستم، کاربردی بودن این ویژگی‌ها نیز در صنعت موردنظر، مهم است. ویژگی‌ها مهم هستند اما همه چیز نیستند؛ بنابراین یکی از اشتباهات رایج، عدم توجه به کاربردی بودن سیستم برای صنعت موردنظر است.
برای جلوگیری از بروز این اشتباه موارد زیر باید بررسی شود:
- تاریخچه موفقیت صنعت
- قابلیت سفارشی‌سازی
- انعطاف‌پذیری سیستم
- قابلیت ادغام سیستم
- پشتیبانی مشتری
نتیجه گیری
در این مقاله سعی کردیم 12 اشتباه رایج ERP و راهکارهای جلوگیری از آن را با شما در میان بگذاریم. اشتباهاتی نظیر نداشتن برنامه ریزی کافی، عدم شناسایی دقیق نیازهای سازمانی، نداشتن طرح بودجه لازم برای بخش فناوری اطلاعات، انتخاب نادرست سیستم و توجه نکردن به ویژگی‌های کاربردی سیستم مدیریت منابع سازمانی از جمله اشتباهات رایج است.
همچنین سازمان باید یک طرح مناسب برای تعمیر و به‌روزرسانی دائم سیستم داشته باشد تا این سیستم منسوخ نشود. در پایان لازم به ذکر است که این اشتباهات، بیشترین مشکلات مدیران در پیاده‌سازی و اجرای سیستم مدیریت منابع انسانی بوده است که در این مقاله با ارائه راهکار، سعی در برطرف‌کردن مشکلات سیستم داشتیم.
منبع