خرید یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یک سرمایه‌گذاری بزرگ برای شرکت یا سازمان است. در صورت اجرای کامل سیستم‌های ERP و استفاده بیشتر از سیستم ERP کیفیت و کارایی افزایش‌یافته و مقدار هزینه و خطا کاهش می‌یابد. همچنین موجب افزایش بهره‌وری مشاغل و بهبود خدمات‌رسانی به مشتریان می‌شود.
استفاده از سیستم ERP
همان‌طور که می‌دانید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (Enterprise Resource Planning) یک سیستم نرم‌افزاری ماژولار واحد است که مبتنی بر علم فناوری اطلاعات بوده و برای یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب‌و‌کار استفاده می‌شود. افزایش سرعت اشتراک‌گذاری اطلاعات و تمرکز بر محدوده‌های دارای بازده سازمان از مزایای انتخاب سیستم بر اساس اصلی‌ترین اهداف سازمان است.
لازم به ذکر است که سازمان‌ها بر اساس اصلی‌ترین اهداف خود، اقدام به انتخاب و استقرار سیستم ERP می‌کنند.
مزایای استفاده از ERP
برخی از مزایای استفاده از ERP عبارتند از:
اصلاح ساختار اطلاعات و پشتیبانی مدیریت سازمان برای گرفتن تصمیمات بهتر
تعیین ارتباط عرضه و تقاضا
تعیین ساختار کنترل هزینه
افزایش کارایی بخش نظارت بر عملکرد سازمانی
افزایش عملیات کنترل صدور اسناد مثل صورت‌حساب مشتریان، پرداخت حقوق کارکنان و …
دسترسی به بانک اطلاعاتی یکپارچه مشتریان
و...
معایب استفاده از ERP
ازنقطه‌نظر سازمان‌ها هر نرم‌افزار یا سیستمی که برای افزایش بهره‌وری مورداستفاده قرار گیرد علاوه بر مزایا، ممکن است معایبی نیز داشته باشد. از جمله معایب استفاده از ERP می‌توان به سه مورد اشاره کرد:
دشوار بودن فرایند پیاده‌سازی سیستم
هزینه زیاد خرید سیستم
زمان‌بر بودن فرایند پیاده‌سازی ای آر پی که در مطلوب‌ترین حالت 8 ماه طول می‌کشد تا اثرات آن قابل‌مشاهده باشد.
ویژگی های یک سیستم ERP کارآمد
سیستم EPR کارآمد سیستمی است که ویژگی های زیر را داشته باشد:
باعث سرعت بخشی در ارتباط بین کارکنان شود
همکاری بین کارکنان را راحت‌تر کند
برای دسترسی کارکنان به قسمت‌های مختلف، پایگاه داده تشکیل دهد
مقیاس‌پذیری باشد
انعطاف‌پذیری داشته باشد و قادر به ارائه چند راه‌حل باشد
سازگار با نیازهای روز سازمان است
8 روش برای استفاده بیشتر از سیستم ERP
هزینه‌های اجرای کامل این سیستم بسیار زیاد است. این هزینه‌ها شامل مجوزها، مشاوره‌ها، تست یکپارچه‌سازی، آموزش، پایگاه داده، سفارشی کردن و ارتقا می‌شود. با اینکه اجرای کامل سیستم ممکن است ماه‌ها و حتی سال‌ها طول بکشد بااین‌وجود از هر 5 اجرای آن، یکی بی‌نتیجه است.
- دقت در انتخاب سیستم ERP متناسب با کسب و کار
- توجه به هزینه خریداری کامل سیستم ERP
- دقت در انتخاب فروشنده سیستم ERP
- انتخاب مدیریت ارشد عضو هیات مدیره در سرپرستی سیستم ERP
- تدوین نقشه راه مناسب
- ایجاد یک تیم عملیاتی برای نظارت بر اجرای ERP
- اجرای گام به گام ماژول ها (نه اجرای یکباره)
- برای آموزش ERP هزینه کنید
نکات مهم روش های استفاده بهتر از ERP
در این بخش به ذکر دو نکته مهم در زمینه استفاده از سیستم می‌پردازیم.
آینده نگری سیستم ERP
آینده نگری این سیستم از طریق بازخورد مشتریان و یا فشار سایر فروشندگان در بازار رقابتی خواهد بود؛ بنابراین با کنترل مداوم بازخورد مشتری نسبت به عملکرد سیستم و نیز کنترل بازار رقابتی از طریق به‌روز بودن، می‌توان از آینده سیستم اطمینان حاصل کرد.
ادغام ابزارهای سیستم ERP
یکپارچه‌سازی و ادغام، از عناصر مهم افزایش بهره‌وری عملیاتی ERP است. نمونه ابزارهای ادغام این سیستم عبارتند از:
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
سیستم‌های مدیریت انبار (WMS)
مدیریت زنجیره تأمین (SCM)
سیستم‌های اجرای ساخت (MES)
نتیجه گیری
در این مقاله در مورد 8 روش برای استفاده بیشتر از سیستم ERP صحبت کردیم. در اولین مرحله انتخاب سیستم مناسب نقش بسزایی در رفع نیاز سازمان دارد. انتخاب فروشنده سیستم مرحله بعدی است که باید باتوجه‌به بودجه سازمان و نیز تجربه کافی فروشنده صورت گیرد.
منبع
https://www.ariansystem.net/8-روش-استفاده-از-سیستم-erp/