اتوماسیون‌اداری یا خودکار سازی اداری تکامل‌یافته سیستم‌دبیرخانه است. ویژگی های اتوماسیون اداری قابلیت خودکارسازی فرآیندها را به سیستم اتوماسیون داده است. درواقع این سیستم مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم افزار و سخت افزار رایانه‌ای است، که برای ذخیره سازی داده‌های خام، مدیریت اطلاعات کسب و کار و انتقال الکترونیک تعریف می‌شود.
انجام دقیق و سریع کارهای اداری در کمترین زمان و به بهترین شکل ممکن، جزو مهم ترین کارهای یک سازمان است، که یک مدیر موفق به بهترین نحو آن را مدیریت می‌کند. پس با دیجیتالی کردن کارها و استفاده از ویژگی‌ها و مزایای اتوماسیون اداری، به عملکرد کسب و کار خود بهبود می‌بخشد.
ویژگی های اتوماسیون اداری کارآمد
بهترین راه برای مدیر سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و صاحبان کسب و کارهای مختلف، صرف هزینه برای ساختن یک سیستم اتوماسیون اداری است. اما نکات و ویژگی های اتوماسیون اداری خوب چیست؟ چه الزامی دارد که از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟
ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد عبارتنداز:
شناخت کامل از پست‌های سازمانی
پیوستگی نرم افزارهای اتوماسیون با نرم افزارهای کاربردی اداری
قابلیت گزارشگیری
امنیت و قابلیت مکاتبات محرمانه
امکان ایجاد و طراحی فرم
قابلیت دسترسی به انواع دستگاه‌های هوشمند
قابلیت مدیریت حجم داده‌ها
قابلیت سرچ کردن
مزایای اتوماسیون اداری
ایجاد حس رضایتمندی برای کارمندان و ارباب رجوع
امکان پیگیری کارها در هرمکان و زمانی
صرفه جویی و کاهش هزینه‌ها
کاهش خطا و افزایش دقت
امنیت اطلاعات مهم
تنظیم خودکار سامانه برای صرفه‌جویی در وقت
معایب اتوماسیون اداری
زمان‌بر بودن آموزش نیرو
حذف روابط اجتماعی کارکنان
بروز آسیب‌های جسمانی
امکان نسبت دادن اشتباه پیش آمده به نقص سامانه
چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کرد؟
سازمان‌ها از افرادی تشکیل شده اند، که به صورت فردی یا گروهی برای رسیدن به اهداف تعیین شده تلاش و همکاری می‌کنند. مدیریت درست افراد در سازمان، باعث می‌شود تا امور سازمان بهتر انجام گیرد و افراد باهم تعامل بیشتری داشته باشند. در ادامه با اهمیت اتوماسیون اداری، برای مدیریت بهتر سازمان آشنا می‌شوید.
کارها در زمان تعیین شده انجام نمی‌شود
حضور افراد در محل برای پیگیری کارها
عدم دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در مواقع نیاز
عدم دسترسی به اطلاعات در غیاب شخص مسئول
گسترش استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری
با پیشرفته شدن روابط تجاری، سازمان‌ها از سیستم‌های زیادی استفاده می‌کنند، تا تمام اطلاعات را ذخیره کنند، سپس با استفاده بهینه و پردازش داده‌ها در جهت جلب رضایت مشتریان، اطلاعات را عرضه می‌کنند. پیشرفت اقتصاد در سطح جهانی، لزوم استفاده از سیستم اتوماسیون باتوجه به ویژگی های اتوماسیون اداری را دوچندان کرده است. استفاده از ویژگی های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، ثبت و مدیریت داده‌ها آسان‌تر و سریع‌تر انجام شده و درصد احتمال وقوع اشتباه به کمترین حد ممکن می‌رسد.
نتیجه گیری
با پیشرفت تکنولوژی، مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها برای کارایی و بهره‌وری بیشتر به سراغ استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌روند، چراکه استفاده از این سیستم‌ها موجب صرفه جویی در هزینه‌ها و منابع می‌شود. از طرفی در زمان کوتاه تر کارهای بیشتر با دقت بالا صورت می‌گیرد و مدیران در هر زمان و مکانی توان کنترل و مدیریت کارکنان خود را دارند.
توسط سیستم اتوماسیون و ویژگی های اتوماسیون اداری شما شاهد پیشرفت مدیریت خود می‌شوید، چراکه استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب محدودیت جغرافیایی و زمانی ندارد.
منبع:
https://www.ariansystem.net/ویژگی-های-اتوماسیون-اداری/