سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد؟

امروزه پیشرفت تکنولوژی کمک زیادی در استفاده سازمان‌ها از سیستم اتوماسیون اداری داشته است. اهمیت این موضوع به وضوح در سازمان‌ها دیده می‌شود؛ چرا که مدیران به دنبال افزایش بهره وری در امور جاری شرکت‌ها هستند، تا همگام با عصر اطلاعات عمل کنند.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری (Office Automation) نوعی سیستم اطلاعاتی است، که برای عملکرد بهتر در فعالیت‌های ارتباطی، روال سریع‌تر مکاتبات اداری، بهبود مدیریت و مهم تر از همه افزایش بهره‌وری در اکثر سازمان‌ها استفاده می‌شود.
بنابراین با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری و به کارگیری بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان سازماندهی سیستماتیک تمام تعاملات و برنامه‌های یک سازمان، با خط مشی‌های مشخص فراهم شده و همینطور از اتلاف وقت و هزینه‌های اضافی جلوگیری خواهد شد.

بخش‌های مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری

برای پاسخ به این پرسش که اتوماسیون اداری چه بخش‌هایی دارد؟ باید گفت که یک اتوماسیون اداری کامل و مفید متشکل از چند بخش است. هر بخش قسمت‌های مختلفی از یک فرآیند و فعالیت را شامل می‌شود.

• دبیرخانه
• بخش ایجاد کننده فرم
• مدیریت جلسات و ساماندهی
• آرشیو سند
• پرتالی جهت مکاتبه

سیستم اتوماسیون اداری چه مواردی را شامل میشود؟

امروزه شاهد پیشرفت و تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و کاربردهای آنها هستیم، که بخش زیادی از فعالیت‌های درون سازمانی و حتی برون سازمانی را پوشش می‌دهند. بنابراین به بررسی چند مورد مهم از ویژگی‌ها و شاخص‌های موجود در این سیستم می‌پردازیم.

• کنترل‌های دسترسی
• هشدارهای شرکت کنندگان
• ادغام‌های مربوطه سیستم اتوماسیون اداری
• ردیابی گزارش کار
• رابطه امنیت داده و سیستم اتوماسیون اداری

4 دلیل نشان دهنده نیاز شما به اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری نرم افزاری است که در صورت نبود آن، سازمان دچار بی‌نظمی و هرج و مرج می‌شود.
4 دلیلی که نشان دهنده نیاز سازمان به اتوماسیون اداری می‌باشند، عبارتند از:

• انجام فعالیت‌های سازمان با تاخیر صورت بگیرد.
• دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان به راحتی امکان پذیر نباشد.
• برای پیدا کردن اسناد و گزارش‌ها با مشکل مواجه شویم.
• نیاز به نظارت و حضور فیزیکی برای گزارش کار

کاربرد سیستم اتوماسیون اداری در روند اجرای کارها

در کل به طور خلاصه می‌توان وظایف یا کاربردهای اصلی زیر را برای اتوماسیون اداری در نظر گرفت.

• ذخیره داده‌ها
• پردازش متن
• پردازش تصویر
• انتقال داده‌ها
• مدیریت داده‌ها

معرفی بهترین سیستم اتوماسیون اداری

با ظهور عصر اطلاعات و فناوری و تاثیرات روز افزون آن بر بخش مهمی مثل اقتصاد، باید از هر فرصت برای پذیرفتن فناوری‌های جدید و کسب بیشترین بهره استفاده کرد. بنابراین اتوماسیون اداری راهکاری مهم و سودآور، برای پیشرفت و توسعه کسب و کار به شمار می آید. چراکه دیگر استفاده از روش سنتی با کاغذ و قلم جوابگو نیست و اثر استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، برای رسیدن به بهره وری بالا در سازمان به وضوح درک می‌شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم به عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، قابلیت‌هایی مثل پیشگیری ازدحام و رفت و آمد کارکنان و ارباب رجوع را فراهم آورده است. علاوه براین، بخش‌هایی مثل بازاریابی، خدمات مشتریان و جذب مشتری که از عوامل مهم یک کسب و کار هستند را، به خوبی کنترل و مدیریت می‌کند.

این نرم افزار با صرفه جویی در انرژی و هزینه‌ها کمک شایان و قابل توجهی در پیشرفت شرکت‌ها دارد. استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم به روشنی اثر بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را در یک شرکت به نمایش می‌گذارد.

برای خواندن متن کامل مقاله به صفحه  سیستم اتوماسیون اداری مراجعه نمایید.