بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید بتواند نیازها و خواسته‌های مدیران را در سازمان‌ها پاسخگو باشد و در راستای مکانیزه کردن کارها و حذف فرآیندهای کاغذی اقدام نماید. لازم به ذکر است که این نرم افزار نقش و اهمیت بالایی را در سازمان ایفا می‌کند. از جمله ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری این است که قابلیت تبادل اطلاعات را داشته باشد و باید با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط برقرار نماید.
ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
سازمان‌ها برای بهبود روند کسب و کار خویش دنبال بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشند، که با توجه به ویژگی اتوماسیون اداری آن را انتخاب می‌کنند. به کلام دیگر مدیران با توجه به کسب و کار خویش می‌توانند با آگاهی و با توجه به آن ویژگی ها بهترین نرم افزار را برای سازمان خویش انتخاب کنند.
ویژگی های اتوماسیون اداری به شرح زیر می باشند:
- کاربرد آسان
- به‌روزرسانی نرم افزار و افزودن امکانات جدید
- تعریف واضح از چارت سازمانی
- انطباق با نرم افزارهای کاربردی
- سیستم گزارش گیری
- مکاتبات محرمانه
- افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد
- ثبت و طبقه بندی الکترونیک مستندات
- نظارت بر اجرای کارها و اصلاح اشتباهات
- جمع آوری اطلاعات کمی و کیفی پرسنل
- نگهداری سوابق کارهای انجام شده
- سازگاری با انواع دستگاه‌های هوشمند
- قابلیت فرم سازی
- مدیریت حجم اطلاعات
- جستجوی هوشمند
صرفه جویی در نتیجه استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
یکی از مزیت‌هایی که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها به ارمغان آورده است، صرفه جویی در زمان و از لحاظ مالی می‌باشد. سازمان‌ها با حذف فرآیندهای پیچیده و سخت کاغذی که بسیار وقت گیر می‌باشند، می‌توانند در پیشرفت در رقابت بگذارند. به طور مثال اگر سازمان از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کند، دیگر نیازی به جمع آوری اسناد و مدارک کاغذی نمی‌باشد و تمامی فعالیت‌ها در همان ابتدا در سیستم ثبت شده‌اند. نتیجه این اقدامات صرفه جویی در زمان، پول و محیط زیست است.
معرفی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
پس از آگاهی از ویژگی‌های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و مزایای استفاده از نرم افزار، می‌خواهیم بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را معرفی نماییم.
نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم: نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعتی فوق العاده و امنیت بالا مدیریت کرده و در نتیجه این اقدامات می‌تواند برای سازمان شما کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره وری سازمان، دقت و صحت اطلاعات سیستم را به ارمغان آورد.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم پیشنهاد ما به عنوان بهترین نرم افزارها در این زمینه می‌باشد، که به سازمان‌های بزرگ و متوسط در رشد و توسعه تجاری و پیشرفت در رقابت کمک و یاری می‌کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم دارای ویژگی‌ها و امکانات منحصر به فردی می‌باشد، که در این بخش به چند مورد آن اشاره خواهیم کرد:
- قابلیت تعریف فرمت نامه دلخواه برای انواع نامه‌ها
- امکان تعریف چندین دبیرخانه
- رفع خطاهای انسانی و حذف خودکار اطلاعات تکراری
- اجرای فرآیندهای پیجیده ارتباطی
- ادغام و ارتباط با سایر نرم افزارهای کاربردی
- هماهنگی میان نیروهای انسانی
- امکان ایجاد جلسات شرکت و ثبت یادآوری
- ارائه گزارشات و مرورنامه‌ها
- ارائه گزارشات و پیگیری کارهای انجام شده
- ارائه گزارشات چت‌های انجام شده
- امکان تهیه خروجی اکسل از اطلاعات فرم‌ها
نتیجه گیری
اتوماسیون اداری نرم افزاری است که به سازمان‌ها در خودکارسازی فرآیندهای پیچیده و حذف فرآیندهای کاغذی کمک می کند، که در نتیجه موجب کاهش هزینه‌ها، صحت و دقت اطلاعات و ارقام، صرفه جویی در زمینه‌های مالی و محیط زیست. دومین مزیت نرم افزار اتوماسیون اداری دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات و فایل‌های موجود در سازمان است که به مدیران و رهبران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه اتخاذ کنند.
منبع:
https://www.ariansystem.net/نرم-افزار-اتوماسیون-اداری-پیشرو/
- ۰۱/۰۲/۲۶