نگهداری از اطلاعات مالی در تمام شرکت ها و سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. یکی از ابزار های بسیار مهم جهت نگهداری اطلاعات مالی شرکت های مختلف سند حسابداری می باشد.
سند حسابداری چیست؟
قطعا برای هر فردی که به تازگی با مباحث حسابداری آشنا شده است، سوال پیش می آید که سند حسابداری یا سند مالی چیست و چه ویژگی هایی دارد ؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که در حسابدارای تمام رویداد های مالی در برگه هایی ثبت می شود که این برگه ها سند نام می گیرند.
هدف از ثبت سند حسابداری چیست؟
برای شرح هدف از ثبت سند مالی چیست، می توان گفت که، با ثبت سند های حسابداری، از فراموشی عملیات مالی جلوگیری شده و امکان تهیه و تنظیم گزارش های حسابداری فراهم می شود. در تمام شرکت ها مدارک مالی را برای جلوگیری از ازبین رفتن، مفقودی و دستکاری آن حفظ و نگهداری می نمایند.
انواع سند حسابداری
طبق تعریف اصول حسابداری در دوره های مختلف حسابداری، سند های متفاوتی ثبت می شود؛ به عنوان مثال در هنگام شروع دوره مالی جدید سند های افتتاحیه زده می شوند و در پایان هر دوره مالی، سند های اختتامیه ثبت می شوند. حال در ادامه به بررسی و شرح هریک از انواع اسناد حسابداری می پردازیم:
انواع سند حسابداری با توجه به تعداد آرتیکل‌ها
سند حسابداری ساده
سند حسابداری مرکب
انواع سند حسابداری با توجه به نوع رویداد
سند افتتاحیه
سند عمومی
سند سیستمی
سند اختتامیه
سند بستن حساب ها
آموزش ثبت سند حسابداری
برای ثبت سند حسابداری باید مراحلی طی شود، که هر یک از این مراحل به شرح زیر می باشند.
1. ایجاد و تعریف رویداد مالی و تهیه مستندات
برای ایجاد سند حسابداری اول باید رویداد های مالی اتفاق بیفتند و پس از آن اسناد ثابت کننده رویداد مالی به سند پیوست شوند. حتما لازم می باشد که اسناد پیوست شده دارای قابلیت اثبات بوده و با شرح رویداد نیز همخوانی داشته باشند.
2. بررسی جزئیات رویداد های مالی
برای دفاتر حسابداری سرفصل های مختلفی وجود دارد، که می توان از طریق جزئیات رویداد های مالی متوجه شد که رویداد مالی مورد نظر در کدام سرفصل باید ثبت گردد. بررسی جزئیات رویداد مالی به منظور جلوگیری از ایجاد خطا در هنگام گزارشگیری انجام می شود.
3. چاپ سند تایید شده
پس از تهیه سند حسابداری، باید آن را چاپ نموده و اسناد مثبته را به آن پیوست نمود. پس از تاییدیه اشخاص مجاز، سند رسمیت پیدا می نماید.
4. بررسی و تایید سند
پس از چاپ و تکمیل مراحل اسناد ایجاد شده، جهت بررسی و کنترل فصول انتخاب شده و همچنین اسناد مثبته، سند برای مراجع بالاتر ارسال خواهد شد. پس از این که افراد مجاز اسناد را تایید نمودند، افراد مجاز سند را امضاء نموده و بدین طریق مبلغ سند تایید می شود.
لزوم ثبت اسناد مالی چیست؟
اسناد مالی با هدف ایجاد نظم و هماهنگی و جلوگیری از دستکاری و ازبین رفتن اطلاعات مالی شرکت، اسناد و مدارک مالی را جمع آوری می نمایند.
آیا می توان اسناد دائم را ویرایش نمود؟
به صورت مستقیم نمی توان اسناد دائم را ویرایش نمود، اما می توان ابتدا اسناد دائم را به اسناد موقت تبدیل نموده و سپس تغییرات مورد نیاز را در آن ها ایجاد نمود.
نتیجه گیری
سند حسابداری ازجمله مهم ترین بخش در هر سیستم حسابداری می باشد، که اطلاعات رویداد های مالی و معاملات شرکت ها را جمع آوری می نماید.
منابع: