سازمان ها و شرکت های بزرگ که تنوع محصول و مشتریان فراوانی دارند، ناچارند برای در دسترس قرار دادن کالاهای خود آنها را در تعداد مشخص و بر پایه ای صحیح در مکانی به نام انبار طبقه بندی و نگهداری کنند تا همیشه موجودی قابل قبولی داشته و در صورت نیاز مشتریانشان، بتوانند به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیاز آنان باشند. به همین دلیل بر حسب نوع کالا انبارها را به سه دسته پوشیده، هانگارد و محوطه تقسیم می کنند تا در حد امکان کالاها از آسیب دور بماند. یکی از مهمترین مسائل در هر نوع انباری، نحوه صحیح انبارگردانی است که می تواند تا حد زیادی بر سود و زیان شرکت ها تأثیر بگذارد. به همین دلیل آموزش انبارگردانی از موارد مهم در علوم حسابداری به شمار می رود.
انبارگردانی چیست؟
انبارها با موجودی داخلی شان شناخته می شوند، از این جهت وظیفه حسابداری، تعیین، کنترل و اصلاح مقادیر انبارها به عنوان یکی از وظایف انباردار و در پایان دوره های مختلف مثلا پایان سال انجام می شود. به همین دلیل می توان انبارگردانی (Stock-taking) را سنجش مقدار کمی و کیفی کالاها، الصاق تگ، مرتب سازی، پلمب و… در پایان هر دوره دانست. این اعمال می تواند امنیت فوق العاده ای را بر فضای انبارها حاکم نماید. اگر بخواهیم به طور ساده بگوییم انبارگردانی چیست، در واقع هر عملی که برای حفظ و نگهداری از کالاها در انبار انجام می شود را انبارگردانی می نامند.
از این رو می توان مزایای انبارگردانی را این چنین بر شمرد:
سنجش میزان موجودی
بررسی تطابق موجودی با کاردکس حسابداری و انبار
برقراری نظم فیزیکی انبار
صورت برداری از کالاها
اصلاح میزان کسری و اضافه موجودی
برطرف نمودن اختلاف نظرها درباره میزان موجودی
اصطلاحات انبارگردانی
حتی اگر نخواهید به عنوان حسابدار حرفه ای به عرصه انبارگردانی وارد شوید، شاید زمانی فرا برسد که نیاز باشد برای شرکت انبار اجاره کنید. در این حالت است که یادگیری اصطلاحات انبارگردانی (Warehousing terms) که چندان هم پیچیده نیست، می تواند شما را در هنگام اجاره یک انبار به سمت انتخابی مطلوب که با نیازتان سازگارتر است نزدیک کند.
انواع انبارگردانی
انبار گردانی انواع مختلفی دارد و به علت مزایای بی شماری که برای سازمان ها به ارمغان می آورد، در دوره های مختلف انجام می شود.
انبارگردانی پایان سال
انبارگردانی میان دوره
انبارگردانی رندم یا موردی
مراحل انبارگردانی پایان سال
آنچه در ادامه آموزش انبارگردانی به توضیح آن خواهیم پرداخت، مراحل انبارگردانی پایان سال است که جهت هماهنگی کامل بین مسئول انبارگردانی، شرکت و البته موسسه حسابرسی از اهمیت زیادی برخوردار است. لذا برای پاسخ دهی بهتر، دفتر انبار در روزهای مشخص کاملاً تعطیل اعلام می شود تا کار با سهولت و دقت بیشتری به انجام برسد.
نکات مهم انبارگردانی
بسیاری از شرکت های بزرگی که به پیشرفت خود اهمیت زیادی می دهند، قبل از پایان سال جاری اقدام به انبارگردانی می نمایند. زیرا می دانند این مسئله حتی بر روی سیاست های بلند مدت آنها نیز تأثیرگذار است. اما اینکه چگونه انبارگردانی کنیم تا این فعالیت به شرکت ها کمک کند از موجودی دقیق کالاهای خود اطلاعات لازم را به دست بیاورند حائز اهمیت است.
شرح وظایف حسابرسی انبارگردانی
همان طور که تا کنون نیز حتماً متوجه شده اید انبارگردانی بزرگترین وظیفه ای است که در کنار دیگر فعالیت های هر مجموعه باید به طور ویژه به آن توجه شود. اما اینکه وظایف حسابرس در این میان چیست و چگونه در بهبود انجام این عملیات مطابق با فرم انبارگردانی در اکسل دخیل است بسیار جالب توجه و البته وسیع خواهد بود. معمولا شرکت ها برای انجام حسابرسی ها اقدام به استخدام حسابرس داخلی می کنند، با مطالعه مقاله حسابرس داخلی اطلاعات خود را در این زمینه افزایش بدهید.
نحوه ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار در هنگام ثبت موجودی
گاه ممکن است که در هنگام ثبت موجودی انبار، حسابدار متوجه کسری و اضافاتی شود که می توان دلایل آن را در موارد مختلفی جست و جو نمود. از اشتباه در ثبت مقدار مواد وارده و صادره در کارت انبار، اشتباه یا عدم درج صحیح قبض ها و حواله های انبار، نادیده گرفتن قطعات کوچک، ایجاد ضایعات غیر منتظره تا افزایش وزن بر اثر نشت آب و رطوبت در محصولات، سرقت، دست کاری های عمدی و …. همگی می توانند باعث ایجاد کسری ها و یا اضافاتی شوند که نحوه ثبت کسر و اضافات انبار در حسابداری به روش های خاصی صورت می گیرد.
در صورت وجود کسری انبار، معادل مبلغ کسری، حساب کسری و اضافات انبار، بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می گردد.
بدهکار بستانکار
کسری و اضافات انبار _
_ کنترل مواد
درصورت وجود اضافی انبار معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار می گردد.
بدهکار بستانکار
کنترل مواد _
_ کسری و اضافات انبار
اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان، بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار، بستانکار می گردد.
بدهکار بستانکار
خلاصه سود و زیان _
_ کسری و اضافات انبار
اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بستانکار باشد، برای بستن آن، حساب کسری و اضافات انبار بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می گردد.
بدهکار بستانکار
کسری و اضافات انبار _
_ خلاصه سود و زیان
منابع: