تمام سازمان های کوچک، متوسط و بزرگ برای بررسی چگونگی عملکرد خود نیاز به دریافت گزارش عملکرد دارند. از این رو دو نوع گزارش درون سازمانی و گزارش برون سازمانی جهت سنجش عملکرد مالی سازمان ایجاد گردیدند. هر یک از این گزارش ها با اهداف مشخصی تهیه می گردد.
گزارشات درون سازمانی
گزارشات درون سازمانی در هر سازمان توسط واحد حسابداری به صورت دوره ای اغلب ماهیانه تهیه می شود. این گزارشات از نحوه عملکرد سازمان شامل بهای تمام شده محصولات، مصرف مواد، گزارش خرید و سایر گزارش های با اهمیت روند صنعت و تولید تهیه می گردند.
گزارشات درون سازمانی را می توان از انواع گزارش های مدیریتی دانست؛ زیرا این گزارش ها برای بررسی و تحلیل دقیق عملکرد مالی و تولیدی سازمان به مدیران ارائه می شود.
پس از ارائه خروجی، تحلیل گزارشات درون سازمانی بر عهده مدیر خواهد بود، حسابداران فقط به تهیه دقیق گزارش می پردازند؛ سپس تحلیل و تصمیم گیری درباره آنها بر عهده مدیران گذاشته می شود.
گزارش درون سازمانی، اغلب در مؤسسات تولیدی تهیه و استفاده می گردد. بیشترین استفاده از انواع گزارش های درون سازمانی، در موسسات تولیدی می باشد، زیرا مدیران می خواهند در جریان جزییات روند تولید باشند. از این رو به گزارش هایی مانند گزارش بهای تمام شده، گزارش مصرف مواد، گزارش کالای در جریان ساخت، خرید، ضایعات و … نیاز دارند. در ادامه مقاله به معرفی انواع گزارش های درون سازمانی خواهیم پرداخت.
گزارشات برون سازمانی
گزارش برون سازمانی نیز توسط واحد حسابداری تهیه می گردد. اما باید دقت داشت که استفاده کنندگان از گزارش های برون سازمانی، افراد یا اداراتی خارج از سازمان هستند. گزارش های برون سازمانی به صورت عمومی منتشر می گردد تا مورد استفاده اشخاص حقیقی و حقوقی خارجی مانند دولت، بانک ها، ادارات، سازمان بورس، سرمایه گذاران و… قرار گیرد. این استفاده کنندگان به اطلاعات جزئی سازمان شما نیاز ندارند. بلکه اکثرا به اطلاعاتی همچون سود و زیان شرکت، ترازنامه، گزارش تقسیم سود، گردش نقدی و … نیاز دارند.
انواع گزارشات درون سازمانی و برون سازمانی
نقطه عطف آشنایی با گزارش های سازمانی، دانستن انواع گزارش های درون و برون سازمانی می باشد. زیرا هر یک از گزارش ها دارای انواعی بوده که بر حسب کاربرد مورد استفاده قرار می گیرند. ذیل این موضوع به توضیح انواع آنها می پردازیم:
انواع گزارشات درون سازمانی
گزارش های درون سازمانی در موسسات تولیدی را بررسی می نماییم:
گزارش بهای تمام شده کالای ساخته شده
گزارش خرید مواد
گزارش مصرف مواد
گزارش کالای در جریان ساخت
گزارش وقت های تلف شده
گزارش ضایعات
گزارش فروش
و…
هریک از گزارشات فوق، دارای زیرمجموعه ها و بخش های دیگری هستند. مجموعی از سرفصل ها و محاسبات مختلف هر گزارش را تشکیل می دهد.
انواع گزارشات برون سازمانی
همان طور که پیش تر بیان شد، گزارشات برون سازمانی اهمیت بالایی در ارزیابی سازمان دارند. اصلی ترین گزارشات برون سازمانی عبارتند از:
ترازنامه
گزارش بهای تمام شده کالای فروش رفته
گزارش سود و زیان
گزارش جریانات نقدی
گزارش تقسیم سود
هدف از گزارشات درون سازمانی
هدف از گزارش های درون سازمانی، بررسی توانایی، پیدا کردن نقاط قوت و ضعف، پژوهش عملکرد موسسه، ارزیابی و کنترل فعالیت ها می باشد. همه این اهداف به وسیله تحلیل گزارشات درون سازمانی صحیح امکان پذیر می گردد. ویژگی گزارش های درون سازمانی، روشن و آشکار بودن، نداشتن نقاط نامفهوم، کامل و جامع و شامل اطلاعات کافی می باشد.
هدف از گزارشات برون سازمانی
گزارش های برون سازمانی با توجه به اینکه ساختار یکسانی دارند اغلب اهداف مشابهی را دنبال می کنند. بر خلاف گزارشات درون سازمانی که می توانند متناسب با نیاز موسسه تغییر یابند و انعطاف بالایی دارند.
هدف از گزارشات برون سازمانی، به دست آوردن چگونگی عملکرد اقتصادی سازمان در دوره های مالی می باشد. مدیران با بررسی این گزارش ها و مقایسه آن با دوره های پیشین از پیشرفت خود آگاه می شوند.
منابع: